Belajar Manajemen TBM, Buka Layanan Perdana

Delapan orang ibu duduk melingkar, serius mendengarkan penjelasan seorang fasilitator YPPI. Siang itu, 3 November 2009, pengurus TBM baru PPS TBM Nusantara sedang melakukan in house Training manajemen TBM. sebelum memulai layanan, mereka harus memahami seluk beluk layanan, kelengkapan administrasi TBM maupun strategi penyusunan program dan penyusunan laporan TBM. Pengurus TBM ini tidak pernah membayangkan sebelumnya jika untuk melakukan layanan peminjaman buku kepada masyarakat, banyak hal yang harus dipersiapkan.

Selain memahami manajemen TBM, para pengurus ini juga dibekali dengan pengetahuan sederhana tentang klasifikasi dan pengolahan koleksi. In House Training pada hari selasa tersebut dilanjutkan pada hari Sabtu, 7 November pukul 15.00 hingga pukul 17.00. Meski terasa susah, mereka nampak bersemangat mengikuti pelatihan yang disampaikan oleh Pustakawan YPPI, Dian. Dengan telaten dian mengajari mereka bagaimana cara melakukan klasifikasi buku, menentukan jenis, mencari dalam daftar katalog, lalu menentukan klas buku yang ada. Setelah pelatihan manajemen tersebut, TBM Nusantara mulai membuka layanan, meminjamkan buku kepada masyarakat.

TBM baru lainnya, TBM As-Salam Ketan Ireng juga melakukan hal sama. Berbeda dengan TBM Nusantara yang melakukan layanan setelah pelatihan, TBM as salam justru telah membuka layanan jauh sebelum mengikuti in house Training. Ini dikarenakan sebagian pengurusnya telah mengikuti pelatihan manajemen TBM tahun 2008, sehingga mereka sudah memiliki bekal. namun pengurus dan petugas yang masih baru tetap diberi in house training pada tanggal 4 dan 5 Nopember 2009.

Pada tanggal 4 materi yang dipelajari adalah Manajemen TBM. Peserta diberi pemahaman administratif TBM, diberi contoh konkret tentang berbagai support admin yang diperlukan dalam TBM. Di hari berikutnya mereka belajar pengklasifikasian dan pengolahan buku. Dengan paktek langsung, peserta lebih mudah memahami apa yang diajarkan. Masing-masing peserta mengklasifikasi dan mengolah 3 eksemplar buku.

Sementara di TBM Arenda, di hari pertama peserta yang datang sekitar 8 orang. Sebagian cukup antusias mempelajari manajemen TBM, sebagian lainnya masih kurang fokus. Mereka baru memahami kegaiatan administratif TBM setelah fasilitator YPPI menjelaskan panjang lebar. TBM tidak sekedar melakukan layanan, namun juga mencatatnya agar kelak diketahui perkembangannya dari waktu ke waktu. TBM Arenda sudah melakukan layanan sejak pertengahan Oktober, namun kegiatan administratif belum dilakukan.

Di hari kedua, peserta yang datang menyusut. Namun mereka tetap semangat untuk mempelajarai cara pengklasifikasian dan pengolahan buku. Secara perlahan mereka mempelajari tahap demi tahap proses yang diajarkan. Setelah satu jam berlangsung, peserta sudah berhasil memraktekkan apa yang diajarkan. Alhasil tiga buku telah diolah oleh masing-masing peserta.

Setelah in house training dilakukan diharapkan pengurus TBM baru dapat melakukan layanan TBM dengan baik. Dan ketika TBM memiliki buku sendiri, pengurus dan petugas dapat melakukan pengolahan buku sendiri.

In House Training TBM Digital Intan Pustaka, Pasuruan

In house Training tahap II dimulai tanggal 2 - 4 Nopember 2009 bertempat di TBM Intan Pustaka, Ngadimulyo Sukorejo, Pasuruan. Berhubung daya listrik di TBM tidak memungkinkan,maka tempat pelatihan dipindah ke rumah salah seorang pengurus TBM yakni Ibu Sophia Kartinita yang tidak jauh dari lokasi TBM.

Peserta yang ikut pelatihan berjumlah 6 orang ditambah seorang anak dari karyawan Sampoerna yang juga pengurus TBM, yaitu Pak Hasyim. Tidak banyak kendala yang ditemukan dalam pelatihan MS.Word kali ini, karena pada dasarnya peserta telah menguasai program ini. Trainer tinggal sharing ilmu saja dan memberikan solusi atas kesulitan-kesulitan yang masih mereka jumpai ketika menjalankan program word, seperti cara membuat header dan footer atau penomoran halaman .

Hari kedua Pelatihan diisi tentang Materi excel. Pada bab ini sebagian peserta juga sudah memahami materi, namun dalam penjumlahan dan pembuatan grafik masih belum menguasai. Maka pada sesi ini, dititikberatkan pada pembuatan grafik dan fungsi penjumlahan yang nantinya akan dipraktekkan dalam pembuatan laporan pengunjung dan peminjam TBM.

Hari ketiga adalah pelatihan dasar internet dan aplikasinya. Dalam sesi ini rupanya hanya seorang saja peserta latih yang paham dan mengerti tentang internet. Masih dengan metode belajar sambil sharing ilmu, tidak ada kesulitan yang dirasa.

Mulai belajar cara membuat acount email, facebook, chating.. Nah pada saat chating ini, peserta sangat bersemangat karena dapat berkomunikasi langsung di samping asyik juga lengkap sebab wajah mereka bisa saling melihat satu sama lain atau face to face.

Pelatihan berlangsung hingga malam hari, dengan materi praktek tata cara penggunaan scan, foto copy dan printer. Di akhir acara pelatihan ditutup dengan materi data base tentang pengolahan dan pendataan buku yang diharapkan nantinya bisa diterapkan untuk TBM Digital. Tiga hari terasa sangat singkat, semakin belajar mereka semakin ingin tahu lebih banyak. Namun karena keterbatasan waktu, penambahan wawasan dapat mereka lakukan setelah in house training dengann belajar secara mandiri maupun lebih banyak membaca buku. (Tn Kn)

Proses Digitalisasi di TBM Mawar Surabaya

Proses digitalisasi pada dasarnya membantu manusia lebih praktis dalam pekerjaan.
Seperti halnya operasionalisasi di TBM, menghitung data pengunjung, peminjam dan lainnya. Itulah yang mendorong Yayasan Pengembangan Perpustakaan Indonesia bersama Program Pustaka Sampoerna membuat TBM Digital. TBM Digital ini nantinya akan menjadi pusat data base TBM di wilayahnya dan menjadi pioneer dalam mengambangkan TBM melalui digitalisasi informasi. 
TBM Digital area Surabaya pilihan jatuh pada TBM Mawar, karena syarat-syarat menjadi sebuah TBM Digital sudah terpenuhi; aliran listrik, pengurus kompeten dan  kepiawaian menyusun program. Sebelum menjadi TBM Digital, para pengurus diberi in house training MS.Office maupun pengenalan internet, agar mereka siap. 
Pelatihan hari pertama 12 Oktober 2009 diisi tentang belajar microsoft office word. Pagi itu peserta yang hadir 5 orang ibu dari pengurus TBM Mawar didampingi team yppi 2 orang sebagai tutor/pengajar.

Bermacam macam tingkatan dari yang tidak bisa komputer,kurang bisa sampai yang hampir mahir mengoperasikan microsoft office word dikuasai oleh ibu-ibu tersebut.
Sebagai jalan tengah akhirnya dipilih metode learning by doing, belajar  langsung praktek.   Dengan metode tersebut, ibu-ibu lebih cepat menerima materi yang yang diberikan.
Pelatihan berjalan lancar sampai akhir pelatihan yaitu mengeprint hasil yang telah peserta latih kerjakan yaitu microsoft word.

......
Hari Kedua tgl 13 Oktober 09 Pelatihan TBM Digital di TBM Mawar dengan materi microsoft office excel. Pelatihan hari ini dimulai lebih awal,karena kalau agak siang membuat Ibu-Ibu cepat capek dan kurang menangkap materi yang di ajarkan.
Pada hari pertama pelatihan, peserta mendapat materi Ms Word yang didalamnya terdapat fungsi untuk membuat laporan dalam bentuk narasi. Sedangkan di hari kedua, melalui program Ms Excel, peserta diberikan materi tentang penghitungan, pembuatan laporan dalam bentuk kolom dan grafik. Harapannya, mereka dapat menjalankan tugas administrasi baik internal maupun eksternal.

Pelatihan berjalan lancar dibawah bimbingan trainer dan pendamping peserta. Banyak sekali pertanyaan karena di bab ini lebih sulit dari sebelumnya,seperti penempatan merge,cell,insert sheet,del dan sebagainya.
materi yang diajarkan yaitu membuat kolom,penjumlahan,dan terakhir ditutup dengan membuat diagram sebagai laporan bulanan untuk tiap TBM.

......

Hari Ketiga Inhouse Training diisi dengan materi
pengenalan internet,browsing,chating dan
searching. Diawali dengan review pelatihan
kemarin yaitu office excel dengan membahas
kesulitan kesulitan yang masih dirasa oleh
peserta.

Pukul 10:30 sesi pelatihan untuk internet dengan
harapan nantinya peserta pelatihan dapat
memanfaatkan untuk komunikasi dari teknologi
ini. Pelatihan dimulai cara searching, pendaftaran
atau pembuatan account email,cara
menulis/mengirim email,cara cek inbox dan
hal-hal yang berhubungan dengan email.

Meski ada kesulitan karena kendala signal modem
yg kurang kuat tak membuat putus asa peserta
pelatihan. Berkali-kali dicoba akhirnya berhasil
juga koneksi tersambung,sehingga jadilah alamat
email baru dari TBM Mawar yaitu
tbmmawarsby@yahoo.com.

Tiba saatnya praktek mengirim email,sebagai test
ibu-ibu peserta pelatihan mencoba berkirim email
dengan yppi dan ternyata...berhasil. Tampak
senyum mengembang di wajah ibu-ibu karena usaha
mereka membuahkan hasil yang memuaskan. Semoga
pelatihan bermanfaat bagi TBM Mawar untuk mengembangkan kemampuan penggunaan IT bagi pengurus dalam menjalankan tugas-tugas yang ada.

Diskusi Pembuatan Proposal Pengembangan Usaha

Tanggal 15 Oktober 2009, dilaksanakan diskusi pembuatan proposal pengembangan usaha di rumah salah satu pengurus Taman Belajar Masyarakat (TBM) Nusantara. Hal ini dikarenakan proses pengecatan dan perbaikan TBM yang terletak di Balai RT 04 RW V Kelurahan Kali Rungkut, belum sepenuhnya selesai. Pengecatan kusen jendela masih dalam proses pengerjaan. Lantai TBM terlihat masih belum bersih dari sisa-sisa perbaikan dan pengecatan.

Acara diskusi diikuti oleh 8 pengurus TBM dan seorang pendamping TBM. Diskusi dimulai pukul 15.30 dan dipandu oleh Ibu Irul, Ketua TBM. Setelah pembukaan, peserta diberikan kisi-kisi proposal untuk dibaca saat itu juga . Adanya kisi-kisi dimaksudkan agar pengurus TBM memiliki panduan dalam penyusunan proposal. 5 menit berlalu, kegiatan dilanjutkan dengan penjelasan dari pendamping TBM mengenai maksud dan tujuan diadakannya acara ini.

Kemudian pendamping menjelaskan isi dari kisi-kisi proposal pengembangan usaha. Ada 4 pokok bahasan pada kisi-kisi tersebut, yaitu ringkasan proposal, latar belakang usaha, pemasaran, aspek produksi, penutup. Setiap pokok bahasan mempunyai penjelasan masing-masing.

Selama proses diskusi, tidak banyak peserta yang memberikan komentar atau pun ide untuk pengembangan usaha. Pemandu diskusi juga berupaya agar suasana diskusi lebih bersifat partisipatif. Namun hal tersebut bukan sesuatu yang mudah. Perlu proses pembelajaran agar pengurusTBM yang rata-rata ibu rumah tangga, mempunyai kemauan untuk berpartisipasi secara aktif dalam sebuah forum diskusi.

Menjelang magrib, diskusi sudah selesai. Bahasan Latar belakang usaha, produksi, pemasaran, dan penutup, telah terisi. Hasil diskusi tersebut akan disempurnakan oleh beberapa pengurus yang bertanggung jawab dalam membuat proposal usaha. Selanjutnya akan didiskusikan lagi dengan pendamping pada tanggal 21 Oktober 2009.

Menghidupkan Kembali TBM dengan Semangat Untuk Maju

Minggu, 30 Agustus 2009, bertempat di TBM Lingkar Pustaka, Desa Suwayuwo, Pasuruan, diadakan diskusi penyusunan program kerja dan Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan dan kepengurusan TBM. Hadir dalam acara itu beberapa pengurus dan anggota TBM. Diskusi sebenarnya diagendakan pada tanggal 19 Agustus 2009. Tetapi pada saat staff YPPI mendatangi TBM, hanya ada 1 anggota TBM yang hadir. Hal ini disebabkan informasi tentang adanya diskusi program kerja kurang tersosialisasikan dengan baik.

Selama beberapa bulan terakhir, aktifitas di TBM kurang berjalan maksimal. Pelayanan peminjaman dan pengembalian buku memang masih berlangsung. Tetapi jumlah peminjam maupun pengunjung sangat sedikit. Hal tersebut tidak lepas dari kurang konsistenya waktu buka TBM. Jadwal buka TBM lebih banyak menyesuaikan dengan waktu luang pengurus.

Dari segi kepengurusan terdapat juga persoalan. Para pengurus yang diawal sangat peduli dengan perkembangan TBM, kini memiliki orientasi yang lain. Akibatnya fungsi kepengurusan tidak bisa berjalan dengan baik. Dampaknya pun terlihat pada kurangnya aktifitas kegiatan di luar pelayanan peminjaman buku. Kegiatan pembuatan kerajinan tangan hanya ada diawal berdirinya TBM.

Namun keterpurukan itu akan segera berubah. Kisah kelam itu akan menjadi bagian sejarah dari Lingkar Pustaka. Mengutip dari proklamator RI, Soekarno, ”Jangan sekali-kali melupakan sejarah (JasMerah)”. Sejarah yang untuk dipelajari dan diambil hikmahnya sebagai bekal menata masa depan yang lebih baik.

Program kerja 2009 telah tersusun. Di dalamnya antara lain, pertemuan rutin pengurus, mendaur ulang sampah menjadi kerajinan, dan pendirian sudut baca atau rumah baca di dusun-dusun wilayah desa Suwayuwo. Kegiatan tersebut mengawali langkah kawan-kawan muda Lingkar Pustaka untuk ’menghidupkan’ kembali TBM. Hal tersebut memang tidak mudah. Tetapi dengan kebersamaan dan semangat untuk maju dari ’the young guns’ kawan-kawan muda di TBM Lingkar Pustaka, keberhasilan bukan hal yang mustahil. Teriak grup musik Kotak, ”Saatnya berAKSI....”

Taman Belajar Masyarakat As Salam, Meretas Asa di Bulan Ramadhan

TBM As Salam adalah satu di antara dua TBM baru binaan YPPI di wilayah Pasuruan. Hari itu, Jum’at 28 Agustus 2009, bertempat di taman bacaan As Salam di Dusun Wilo Desa Ketan Ireng sedang berlangsung diskusi pembuatan SOP Pelayanan TBM dan Kepengurusan. Pertemuan tersebut merupakan kedua kali setelah sebelumnya pada tanggal 14 Agustus 2009 di tempat yang sama diadakan diskusi pembuatan program kerja.

Berbeda dengan Taman Belajar Masyarakat (TBM) lainnya, rintisan TBM As-Salam telah ada sejak beberapa tahun lalu. Menempati sebuah bangunan milik warga yang telah di wakaf kan ke desa, beberapa aktifitas pembelajaran dilakukan di tempat ini. Kegiatannya seperti pelayanan peminjaman buku, sekolah kejar paket bagi mereka yang buta huruf, Taman Pendidikan Al Qur’an (TPA) bagi anak-anak. Pengelolanya adalah para warga di sekitar taman baca.

Diskusi pembuatan SOP dilakukan di sore hari. Acara dibuka oleh Sugianto, bendahara TBM, dengan menjelaskan agenda kegiatan serta maksud dan tujuan pertemuan. Setelah itu pendamping dari YPPI memberikan penjelasan tentang manfaat SOP bagi TBM. Lalu dilanjutkan pemaparan SOP TBM -- sebelumnya telah dibuat pada waktu pelatihan di Tretes-- oleh Mulyono, Sekretaris TBM. Kemudian diskusi dan tanya jawab seputar SOP segera berlangsung.

Salah satu pembahasan yang ada yakni waktu buka pelayanan. Direncanakan waktu buka TBM adalah hari Senin sampai dengan Jum’at. Sedangkan hari Sabtu dan Minggu TBM tutup. Atas perencanaan tersebut, petugas pelayanan menyatakan keberatan bila Jum’at buka. Hal ini karena ada aktifitas lain yang harus diikuti. Diusulkan untuk hari Jum’at libur dan hari buka diganti hari Minggu. Usulan tersebut bisa diterima peserta karena hari Minggu memang warga banyak yang libur dari aktifitas seperti kerja, dan lebih meluangkan waktu bersama keluarga di rumah. Dengan dibukanya TBM di hari Minggu, bisa memberikan alternatif pembelajaran bagi keluarga. Selain itu, waktu buka TBM ditentukan juga atas dasar ketersediaan waktu luang petugas layanan. Hal tersebut menjadikan unsur keterpaksaan petugas menjalani jadwal pelayanan bisa dihindarkan.

Dalam SOP yang mengatur tentang peminjaman buku, peminjam tidak dikenakan biaya peminjaman. Hal tersebut dikarenakan saat ini masih dalam tahap sosialisasi TBM. Minat warga desa untuk membaca buku masih kurang. Jadi apabila ada warga yang meminjam buku lalu dikenakan biaya maka dikhawatirkan muncul rasa keberatan dan keengganan membaca. Pada akhirnya tujuan untuk meningkatkan minat baca, tidak bisa tercapai. Namun bagi yang terlambat mengembalikan maka dikenakan sanksi berupa mengisi infaq. Hal tersebut sebagai bentuk pembelajaran agar disiplin mengembalikan.

Di akhir diskusi disepakati bahwa masa bakti setiap kepengurusan adalah selama 2 tahun. Pengurus bisa dipilih kembali maksimal 2 kali. Tetapi bila masih dikehendaki oleh warga maka bisa tetap menjadi pengurus namun dengan posisi yang berbeda. Sedangkan untuk evaluasi kegiatan, dilakukan setiap bulan.

Tidak seberapa lama, setelah berakhirnya diskusi, terdengar kumandang adzan. Adzan Maghrib juga menandai tiba waktunya berbuka. Ramadhan memang penuh berkah. Setelah berakhirnya diskusi, H.A. Sulthoni, Ketua TBM, mengundang seluruh peserta diskusi untuk berbuka bersama. Alhamdulillah........

TBM Mandala Bangsa: Realisasi Program lebih penting dari sekedar Optimisme

“Disini ada kegiatan yang bersifat sosialisasi dan ada pula yang berbentuk pelatihan. Semuanya telah ditentukan waktu, sumber dana, penanggung jawab, dan indikator keberhasilan. Dengan banyaknya kegiatan yang dirancang, apakah anda sanggup melaksanakannya?” tanya pendamping kepada para pengurus TBM. ”Sanggup”, jawaban pengurus dengan nada tegas

Demikian cuplikan tanya jawab yang menjadi bagian dari diskusi pembuatan program kerja TBM Mandala Bangsa pada tanggal 16 Agustus 2009 yang dimulai pukul 19.30 WIB. Selain pengurus, hadir juga beberapa ibu PKK, remaja pengunjung TBM, kawan-kawan dari Karawang yang sedang melakukan pembelajaran penyusunan program kerja. Kehadiran beberapa unsur masyarakat tersebut dikarenakan acara diskusi pembuatan program kerja juga sekaligus sebagai sarana sosialisasi kegiatan TBM di tahun 2009.

Hari itu, di TBM Mandala bangsa selain diadakan diskusi pembuatan program kerja, juga ada kegiatan lainnya. Siang hari, ada sosialisasi tentang traficking. Acara ini diikuti oleh remaja setempat. Adanya 2 kegiatan di hari yang sama menjadikan TBM tampak lebih semarak dibandingkan dengan hari-hari yang lainnya.

Diskusi pembuatan program kerja cukup menyita waktu. Ini tidak lepas dari banyaknya usulan kegiatan yang akan dilakukan tahun 2009. Para pengurus bersemangat untuk membuat kegiatan yang mampu menarik minat masyarakat untuk berkunjung dan meminjam koleksi buku. Acara diskusi pembuatan peraturan perpustakaan baru bisa diakhiri sekitar pukul 21.30
Semangat pengurus TBM dalam rangka menghidupkan kembali TBM patut kita teladani. Selain memahami tugas, yang tidak kalah penting bagi kemajuan TBM adalah para pengurus yang memiliki optimisme. Semoga semangat tersebut segera bisa menjadi pendorong dalam realisasi kegiatan TBM tahun 2009.